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Cuánto cuesta un software para restaurante en 2026

📅 29 de junio de 2026 ⏱️ 10 min de lectura 💰 Decisión
Comparativa de precios de software para restaurantes sobre escritorio con calculadora

Lo que un comercial te dirá por teléfono: "99 €/mes, todo incluido, sin permanencia". Lo que descubrirás tres meses después: 270 €/mes con hardware, comisiones, formación y módulos extra. Esa diferencia es donde se quema la mayoría del presupuesto de digitalización del primer año.

Este artículo no es una review patrocinada. Es una recopilación de cifras reales sacadas de más de 50 restaurantes españoles auditados durante 2026: bares de pueblo, locales urbanos de menú diario, gastronomía media y dos pequeñas cadenas. Precios sin maquillaje, costes ocultos que casi nadie nombra en la primera reunión y la forma de calcular tu presupuesto realista antes de firmar nada.

El mercado español de software para hostelería se mueve hoy en tres modelos de precios principales. Cada uno encaja con un tipo distinto de restaurante. Confundirse de modelo es la forma más fácil de pagar el doble el primer año.

📋 Lo que vas a ver

  1. Los 3 modelos de precios en 2026
  2. Rango bajo (0-30 €/mes): qué incluye y para quién
  3. Rango medio (30-80 €/mes): el sweet spot
  4. Rango premium (80-200 €/mes): cuándo justifica el extra
  5. Costes ocultos que casi nadie te cuenta
  6. Coste de migración desde tu sistema actual
  7. Comparativa de 5 tipologías en España 2026
  8. Cómo negociar precio (sí, se puede)
  9. ROI esperado en 6 meses
  10. Tabla de presupuesto realista por tipo de restaurante

1 · Los 3 modelos de precios en 2026

Antes de mirar marcas concretas, hay que entender cómo cobran. Si no sabes qué modelo te están aplicando, no sabes si es caro o barato comparado con la competencia. En el mercado español de 2026 conviven tres modelos, a veces mezclados en una misma oferta —y a veces, mezclados a propósito para que sea difícil comparar.

Modelo A · Gratis con comisión por transacción. Soluciones tipo Square, Sumup o apps móviles que te regalan el software a cambio de cobrarte un 1,5-2,5 % de cada cobro con tarjeta. Cero permanencia, hardware barato y nada que firmar. Pero si facturas 30.000 € al mes y el 80 % es tarjeta, estás pagando 360-600 € mensuales en comisiones. Lo que parecía gratis termina siendo el modelo más caro a partir de cierto volumen.

Modelo B · Cuota fija por terminal y mes. El formato más extendido en España. Pagas una cantidad mensual por cada punto de venta activo y se contrata una pasarela de pago aparte con su propia comisión más baja (0,4-0,9 %). Es predecible y permite presupuestar el año entero sin sustos. La mayoría de restaurantes consolidados acaba aquí.

Modelo C · Cuota por funcionalidad o por establecimiento. Aparece en soluciones más serias o multi-local. Pagas un núcleo base (caja + comandero) y añades módulos: reservas, fidelización, inventario avanzado, ERP. Suele incluir descuento por volumen cuando tienes varios locales.

El detalle importante: muchas soluciones de 2026 te aplican un modelo mixto sin que te enteres. Cuota mensual baja y, a la vez, comisión por transacción "porque sí" en su pasarela. Si no preguntas explícitamente cuánto vas a pagar por cada euro cobrado con tarjeta, vas a pagar dos veces el mismo servicio.

Iconos de tres TPV con etiquetas de precio bajo, medio y premium
Tres modelos de precios distintos, tres tipos de restaurante distintos. Confundir uno con otro es la fuga de presupuesto más común del año 1.

2 · Rango bajo (0-30 €/mes): qué incluye y para quién

El rango bajo del mercado español está dominado por Square Restaurant, Sumup Plus, algunas apps móviles puras y por las versiones gratuitas de soluciones más amplias. Pagas entre 0 y 30 €/mes por terminal, sin permanencia, y suele venir cubierto por la comisión de tarjeta que cobra el propio proveedor.

Qué incluye típicamente:

Qué no incluye casi nunca: control de inventario detallado con escandallos, pantalla de cocina (KDS), gestión multi-establecimiento, fidelización avanzada de clientes, integración con plataformas de delivery, soporte telefónico fuera de horario comercial, factura electrónica conforme a Veri*Factu en algunos casos, y reportes contables exportables a la gestoría.

Hardware extra habitual: entre 200 € y 500 €. Suele ser un lector de tarjetas bluetooth, una impresora térmica básica, y un tablet o smartphone Android estándar (no profesional). Sirve hasta el punto en que el local se llena de verdad. A partir de ahí, la falta de durabilidad se nota.

Coste real año 1: entre 600 € y 1.100 € si tu volumen de tarjeta es bajo (menos de 8.000 € mensuales). Si subes de ahí, las comisiones por transacción del proveedor empiezan a empujar el coste real hacia el rango medio.

Para quién encaja: bares de barrio con menos de 30 cubiertos, food trucks, cafeterías pequeñas, locales de temporada, pruebas iniciales antes de migrar a un sistema serio. Si estás en tu primer año, empezar aquí es razonable. Pero no te quedes más de 12-18 meses si creces: lo que en mes 6 era cómodo, en mes 18 es el cuello de botella del servicio.

3 · Rango medio (30-80 €/mes): el sweet spot del mercado

Aquí está la mayoría de soluciones serias para restaurantes españoles en 2026. Es donde encajan TPV completos diseñados específicamente para hostelería, con todas las funciones operativas que necesita un servicio real y sin la complejidad (ni el precio) del rango premium. Pagas entre 30 € y 80 € por terminal y mes.

Qué incluye típicamente:

Hardware extra habitual: entre 800 € y 1.800 € por terminal completo. Un TPV táctil profesional sale entre 500 € y 900 €, el cajón portamonedas entre 80 € y 150 €, la impresora térmica de cocina entre 200 € y 400 €, y un comandero handheld por camarero entre 200 € y 450 €. La regla útil: 1 handheld por cada 2 camareros activos en hora punta.

Coste real año 1: entre 1.500 € y 2.800 € incluyendo hardware, cuotas, formación y migración. Mantenimiento anual a partir del año 2: 720-1.200 €/año.

Para quién encaja: restaurantes de 30 a 100 cubiertos, gastrobares, locales de menú diario con buena facturación, primeras digitalizaciones desde papel, bares medianos que mezclan barra y sala. Es el rango donde el ROI suele ser más rápido: la diferencia entre tener KDS o no cuando llenas a 80 cubiertos se nota el primer fin de semana.

4 · Rango premium (80-200 €/mes): cuándo justifica el extra

El rango premium en España 2026 lo ocupan soluciones tipo Lightspeed, integraciones con MarketMan o Apicbase, sistemas hechos a medida para cadenas y software especializado para alta gastronomía. Pagas entre 80 € y 200 € por terminal y mes, a veces más si añades módulos avanzados.

Qué incluye además de todo lo anterior:

Hardware: entre 2.000 € y 5.000 € por local. Equipamiento industrial, terminales de cocina resistentes a vapor y grasa, redundancia de impresoras por partida, y a veces servidor local para entornos sin red estable.

Coste real año 1: entre 3.500 € y 8.000 € por local. Si tienes 3 locales, multiplica con descuento por volumen del 10-20 %.

Para quién encaja: cadenas de 2+ establecimientos, gastronómicos con menú degustación, locales de más de 100 cubiertos con alta rotación, conceptos con control de calidad estricto. Si no entras en estas categorías, el rango premium probablemente te sobra: pagar 150 €/mes para usar el 40 % de las funciones es la fuga típica de quien se equivoca de tier.

5 · Costes ocultos que casi nadie te cuenta

Si te quedas solo con la cuota mensual del comercial, vas a presupuestar mal. Hay siete partidas que aparecen siempre y que casi ningún comercial menciona en la primera llamada. Pregunta por ellas antes de firmar.

1. Hardware táctil de calidad. La diferencia entre un TPV de gama baja (400-500 €) y uno profesional (1.200-1.500 €) parece estética. No lo es. El de gama baja te dura entre 18 y 30 meses en un restaurante real, sometido a grasa, golpes y horas continuas. El profesional aguanta 5-7 años. Multiplicado por el número de terminales, la diferencia real es de cientos de euros al año.

2. Impresora térmica de cocina. Entre 120 € y 300 € por punto. Si tienes barra y cocina, necesitas dos. Si tienes barra, cocina caliente y cocina fría con partidas separadas, tres. No es opcional: imprimir todo en un único punto satura y obliga a la cocina a clasificar tickets a mano.

3. Comandero handheld. Entre 200 € y 450 € por unidad. La regla razonable: 1 dispositivo por cada 2 camareros activos en hora punta. Locales que intentan ahorrar y comparten 1 handheld entre 4 camareros descubren al mes que la productividad cae más que el coste del aparato.

4. Lector de tarjetas y comisiones. Hardware entre 50 € y 200 €. Comisión por transacción entre 0,4 % y 1,2 % según el operador, el volumen y si la tarjeta es de débito o crédito. Si tu proveedor de TPV te obliga a usar SU pasarela, pídele letra pequeña: a veces te aplican un 1,8 % "incluido en el plan". A 25.000 €/mes en tarjeta, eso son 450 €/mes ocultos en la comisión.

5. Certificación Veri*Factu. Desde 2026, la conformidad con Veri*Factu de Hacienda es obligatoria para sistemas de facturación en hostelería. La mayoría de soluciones serias lo incluyen sin coste extra. Algunas, sobre todo de origen internacional, cobran entre 200 € y 500 € por la certificación o por un "módulo Verifactu" aparte. Pregunta SIEMPRE: "¿Veri*Factu está incluido o es módulo aparte?". Si dudan, mala señal.

6. Formación inicial. Entre 0 € y 800 €. Algunos proveedores incluyen 4 horas de formación remota en el alta. Otros cobran 80-120 €/hora por formación presencial y consideran "formación" cualquier llamada después del mes 1. Pídelo por escrito: cuántas horas, presencial o remota, y qué pasa si rota la plantilla a los 6 meses.

7. Soporte premium 24/7. Entre 30 € y 100 € extra al mes por encima del plan base. Si trabajas fines de semana y festivos (todo restaurante), el soporte normal "de oficina" (L-V 9-18 h) te sirve para nada. Cuando se cae el TPV un sábado a las 22:30, el soporte por email te cierra el local.

6 · Coste de migración desde tu sistema actual

Si vienes de papel o de una hoja Excel, la migración es barata. Pero si vienes de un TPV viejo con años de datos dentro, el coste de migrar no es trivial y casi ningún presupuesto inicial lo refleja.

Exportación de datos del sistema viejo. Algunos TPV antiguos no permiten exportar en formatos estándar (CSV, JSON, SQL). O pagas al proveedor anterior por la exportación (200-1.500 €) o renuncias al histórico. Si lo segundo te suena bien, recuerda que pierdes 5 años de datos de clientes, recetas y ventas.

Importación al nuevo sistema. Los datos hay que mapearlos al esquema del nuevo software. Coste típico: 200-800 € de servicio profesional. Para datos complejos (sub-recetas, fidelización con saldos pendientes), puede subir a 1.500 €.

Doble facturación durante el solapamiento. Lo razonable es tener el sistema viejo activo 1-2 meses mientras se rueda el nuevo. Inclúyelo en presupuesto.

Pérdida de productividad del mes 1. Esto se olvida siempre y es lo más caro. El primer mes con sistema nuevo, el equipo es un 5-10 % menos productivo: tickets que tardan más, errores, miedo a tocar lo que no se sabe. Si facturas 30.000 €/mes, son 1.500-3.000 € en margen perdido. Coste real aunque no aparezca en factura.

Cuándo migrar cuesta más que comprar de cero. Si tu sistema actual tiene menos de 18 meses, pocos datos relevantes y plantilla joven, a veces es más barato cerrar el viejo, dejar el histórico a la gestora en PDF y empezar limpio.

7 · Comparativa de 5 tipologías en España 2026 (sin patrocinio)

No vamos a nombrar marcas concretas porque cada cliente cierra con cada proveedor un precio distinto y los rankings de "mejor TPV" suelen estar pagados. En lugar de eso, hablamos de las cinco tipologías que cubren el 90 % de las cotizaciones que vemos en España hoy.

(a) Tipología "todo-en-uno español". Software desarrollado en España, integrado con factura electrónica nacional, Veri*Factu nativo, soporte en español en horario hostelería, hardware homologado con un solo proveedor. Precio típico: 45-65 €/mes/terminal. Hardware: 900-1.500 €. Coste año 1: 1.700-2.500 €. Fortaleza: integración total con la realidad fiscal española. Debilidad: apertura limitada hacia integraciones internacionales (ERP global, BI extranjero).

(b) Tipología "cloud agresiva en precio". Soluciones que llegan al mercado con precios bajos para captar cuota: 25-40 €/mes/terminal. Suelen ser startups con buen producto y soporte mediano. Fortaleza: precio y velocidad de evolución del producto. Debilidad: servicio inestable cuando crecen demasiado rápido. Pregunta cuántos clientes tienen y desde cuándo.

(c) Tipología "internacional con buen soporte local". Marcas globales (Square, Lightspeed, Toast en pruebas españolas) con oficina o partner en España. Precio: 60-110 €/mes/terminal según paquete. Fortaleza: producto maduro y muchas integraciones. Debilidad: certificaciones fiscales locales a veces llegan tarde o con sobrecoste. Pregunta por Veri*Factu como prueba de fuego.

(d) Tipología "modular económica". Plataformas que ofrecen una base baratísima (15-25 €/mes) y te van vendiendo módulos. Reservas, 8 €. Fidelización, 12 €. Inventario, 15 €. Multi-local, 25 €. Suma 5 módulos y estás pagando lo mismo que el rango medio sin el descuento del paquete. Fortaleza: empiezas barato. Debilidad: escala mal si necesitas funciones serias.

(e) Tipología "gastronomía premium". Software especializado en alta cocina, con módulos específicos para menú degustación, vinoteca, gestión de alérgenos por mesa y tiempo por pase milimétrico. Precio: 130-200 €/mes/terminal. Fortaleza: única opción real para gastronomía de nivel. Debilidad: sobredimensionada para un bistró normal.

Si no sabes en qué tipología encajas, mira primero cómo elegir un TPV para tu restaurante según volumen y tipo de servicio. Sirve como filtro previo antes de pedir cotizaciones.

8 · Cómo negociar precio (sí, se puede)

El 80 % de los proveedores de software hostelero en España tienen margen de descuento del 10-20 % sobre el precio listado. No lo anuncian, pero está. La diferencia entre quien pregunta y quien acepta el primer precio: 600-1.200 € el primer año.

Tácticas que funcionan en 2026:

Lo que NO funciona: amenazar con irte sin tener alternativa real (los comerciales lo huelen), pedir descuentos del 40 % (no existen y queda mal), exigir personalizaciones gratis a cambio de firma rápida (sí ocurren, pero las van a cobrar al primer cambio de módulo).

Errores típicos al negociar: aceptar permanencia de 24 o 36 meses a cambio de descuentos pequeños (luego, si el software no rinde, estás atrapado), firmar antes de probar el producto en demo real, y aceptar promesas verbales que no aparecen en el contrato. Si te dicen "eso lo arreglamos en producción", insiste en que se ponga por escrito en el anexo.

Antes de firmar, conviene haber repasado el método de cómo elegir software para restaurante con criterio operativo, no solo de precio. El más barato no es el más barato si no te resuelve la operativa real.

9 · ROI esperado en 6 meses (qué medir)

Un software que no se paga solo en 6-9 meses no es el adecuado. Si pagas 2.000 € de inversión inicial (cuotas + hardware + migración), tienes que recuperarlos en margen extra en menos de 9 meses. Si no, o el software es malo o estás usándolo mal.

KPIs que tienes que medir durante los 6 primeros meses:

Caso real, sin nombre por discreción: un restaurante de 60 cubiertos en Sevilla pagaba 65 €/mes de cuota + 30 €/mes de soporte premium + 1.400 € de hardware inicial. Coste año 1: 2.540 €. A los cuatro meses ya había recuperado la inversión, no por aumento de ventas sino por reducción de mermas del 6 % al 2,8 %. Sobre una compra mensual de 8.000 € en mercancía, eso son 256 € de margen recuperado cada mes. La cuota se pagaba sola.

Si pasados los 6 primeros meses no ves movimiento en ninguno de los seis KPIs, el problema es uno de dos: o el software no se ajusta a tu negocio, o tu equipo no lo está usando. En ambos casos, no esperes al año. Replantea o cambia.

Dueño de restaurante revisando facturas y contratos en oficina
El presupuesto realista no se hace con la cuota mensual. Se hace sumando hardware, comisiones, formación y migración antes de firmar.

10 · Tabla de presupuesto realista por tipo de restaurante

Con todo lo anterior, esta es la guía de presupuesto que repartimos a los restaurantes que nos consultan en privado antes de empezar a cotizar. Cifras en euros, totales realistas, sin maquillaje.

Bar de tapas de 25 cubiertos, 1 terminal, sin reservas.

Restaurante medio de 60 cubiertos, 1 terminal + 2 handhelds + KDS, con reservas.

Restaurante de 100+ cubiertos, 2 terminales + 3 handhelds + KDS doble (frío y caliente) + reservas + fidelización.

Cadena de 3 locales, multi-establecimiento centralizado, ERP integrado.

Estas cifras incluyen hardware, cuotas, migración, formación inicial y un colchón razonable para imprevistos del primer año. No incluyen pasarela de pago, que va aparte siempre y depende del volumen de tarjeta. Si tu comercial te promete cifras significativamente más bajas que estas, pídele el desglose por escrito. Lo que falta en el desglose son los costes ocultos del apartado 5.

Cómo usar este presupuesto antes de firmar nada

Pasos concretos para los próximos 14 días, si estás cotizando ahora mismo:

  1. Hoy: identifica en qué rango de cubiertos y tipología caes (apartado 10). Eso te da el coste año 1 esperado.
  2. Días 1-3: pide tres cotizaciones formales por escrito a tres tipologías distintas (apartado 7). No tres a la misma tipología: tres distintas, para tener perspectiva real.
  3. Días 4-7: revisa cada cotización con la checklist de costes ocultos (apartado 5). Pide aclaración por escrito de cada partida ausente.
  4. Días 8-10: prueba la demo del proveedor finalista durante un servicio real, no en una sala de reuniones. Si no te dejan, tacha al proveedor.
  5. Días 11-14: negocia precio (apartado 8). Firma cuando tengas: precio congelado 12-24 meses, formación incluida documentada, soporte premium contratado, Veri*Factu por escrito y desglose de pasarela de pago.

Si haces este recorrido, el coste real del primer año queda dentro del apartado 10 sin sorpresas. Si te lo saltas, lo presupuestado y lo pagado se separa entre un 30 % y un 80 %. Lo vemos cada mes.

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