VeriFactu para restaurantes en 2026: plazos, multas y software que cumple

Si tienes un bar o un restaurante, VeriFactu es probablemente la palabra que más veces vas a oír este año de boca de tu gestor. Y con razón: es un cambio legal que afecta directamente a cómo emites cada ticket y cada factura, y que trae multas serias para quien no se adapte a tiempo.

La buena noticia es que no es tan complicado como parece, y que si tu software está bien hecho, tú apenas tienes que hacer nada. La mala es que hay mucho negocio funcionando con programas viejos —o con una simple hoja de Excel— que se van a quedar fuera de la ley sin enterarse.

Esta guía te explica, sin jerga fiscal, qué es VeriFactu, a quién obliga y desde cuándo, qué pasa si no cumples y cómo saber en cinco minutos si tu TPV está preparado. Vamos al grano.

1 · Qué es VeriFactu, explicado en fácil

VeriFactu es el sistema con el que Hacienda quiere asegurarse de que ningún ticket ni factura se puede borrar ni manipular después de emitirse. Nace de la Ley antifraude (Ley 11/2021) y se concreta en el Reglamento RD 1007/2023, que fija los requisitos que debe cumplir cualquier programa de facturación.

Dicho en cristiano: hasta ahora, con muchos programas antiguos, se podía hacer una venta, cobrarla y luego "hacer desaparecer" ese ticket del sistema para no declararlo. VeriFactu cierra esa puerta. Cada ticket que emites queda registrado con una especie de huella digital encadenada a la del ticket anterior, de forma que si alguien intentara borrar o cambiar uno, la cadena se rompería y quedaría a la vista.

Para tu cliente, el cambio más visible es un código QR en el ticket que puede escanear para comprobar en la web de la Agencia Tributaria que esa venta se ha registrado. Para ti, lo importante es que tu software lo haga solo, sin que tengas que cambiar tu forma de trabajar.

2 · A quién obliga y desde cuándo

VeriFactu obliga, con carácter general, a autónomos y empresas que emitan facturas en España (salvo País Vasco y Navarra, que tienen su propio sistema, lo vemos más abajo). La hostelería entra de lleno: bares, restaurantes, cafeterías, food trucks, catering… todos.

La entrada en vigor es por fases según el tipo de contribuyente. A grandes rasgos, el calendario obliga primero a las sociedades (las que tributan por el Impuesto sobre Sociedades) y después a los autónomos y demás contribuyentes. Además, los fabricantes de software tenían su propio plazo para tener sus productos ya adaptados y a la venta.

Aquí viene lo importante y por lo que insistimos: estas fechas se han ido moviendo. La Agencia Tributaria ha publicado ampliaciones de plazo, así que en lugar de fiarte de una fecha que leas por ahí (puede estar desactualizada), confirma la que te corresponde a ti según seas sociedad o autónomo. Tu gestor lo sabe al instante, y también aparece en la nota informativa oficial de la Sede de la AEAT.

La conclusión práctica no cambia: es cuestión de meses, no de años. Cuanto antes tengas un software que cumpla, menos prisas y menos riesgo.

3 · Qué pasa si no cumples: las multas

Esta es la parte que hace que todo el mundo se ponga las pilas. La ley distingue dos responsables:

• El negocio que usa software no conforme: sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio. Es decir, por cada año que uses un programa que no cumpla, te expones a esa multa.
• El fabricante del software que produzca o venda un programa no adaptado (o que permita llevar dobles contabilidades): hasta 150.000 € por cada tipo de sistema y ejercicio.

Fíjate en el matiz: a ti te pueden multar simplemente por la herramienta que usas, aunque tú declares todo correctamente. Por eso no basta con "ser honrado"; hay que usar un software que cumpla. Elegir bien el programa deja de ser una cuestión de comodidad y pasa a ser una cuestión legal. Si estás en ese proceso, te ayudará nuestra guía para elegir el software de gestión de tu restaurante.

4 · VeriFactu vs TicketBAI (País Vasco y Navarra)

Es una duda habitual, sobre todo si tienes locales en distintas comunidades. Son sistemas antifraude equivalentes, pero de administraciones diferentes:

• TicketBAI: es el sistema de las Haciendas forales del País Vasco (Álava, Bizkaia y Gipuzkoa). Ya lleva tiempo en marcha allí.
• Navarra tiene también su propio modelo dentro de su régimen foral.
• VeriFactu: es el sistema estatal, que aplica en el resto de España.

La idea de fondo es la misma en todos: tickets inalterables, encadenados y con QR de verificación. Si tu restaurante está en el País Vasco, tu software debe cumplir TicketBAI; en el resto del territorio común, VeriFactu. Un buen software de hostelería debería poder trabajar con el sistema que te corresponda según dónde esté tu local.

5 · Qué requisitos técnicos debe cumplir tu software

Sin entrar en el detalle técnico del reglamento, estos son los cuatro pilares que, en la práctica, tiene que cumplir cualquier programa para estar dentro de la ley:

(a) Numeración correlativa y sin huecos. Cada factura o ticket lleva un número que sigue al anterior, sin saltos. No se puede "saltar" un número ni reutilizarlo.

(b) Huella (hash) encadenada. Cada registro incluye una huella calculada a partir de sus datos y de la huella del registro anterior. Así se forma una cadena: si alguien altera un ticket del pasado, todas las huellas siguientes dejan de cuadrar y el fraude queda en evidencia.

(c) Código QR verificable en la AEAT. El ticket incorpora un QR que el cliente —o un inspector— puede escanear para comprobar contra la Agencia Tributaria que ese registro existe.

(d) Declaración responsable e inalterabilidad. El fabricante declara formalmente que su software cumple el reglamento, y el programa debe conservar los registros de forma íntegra, sin permitir borrados ni modificaciones ocultas.

Si el programa que usas hoy no reúne estos cuatro elementos, no cumple. Y da igual que sea "el de toda la vida": lo antiguo no exime de la norma nueva. Este es, de hecho, uno de los síntomas más claros de que tu restaurante necesita digitalizarse.

6 · Modo VeriFactu y modo "no VeriFactu"

Aquí hay un detalle que confunde a mucha gente, así que vamos a aclararlo. El reglamento permite dos formas de cumplir:

• Sistemas VeriFactu (o "verificables"). El programa envía automáticamente cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitirlo. A cambio de esa remisión en tiempo real, las obligaciones de conservación son más ligeras. Es la opción más cómoda y transparente.
• Sistemas "no VeriFactu". El programa no remite los registros en el momento, pero debe guardarlos con todas las garantías (huella, inalterabilidad, trazabilidad) por si Hacienda los solicita. Exige requisitos técnicos más estrictos de conservación.

Para un restaurante, lo normal y más sencillo es trabajar en modo VeriFactu: emites, se manda a Hacienda, y te olvidas. Pero conviene que tu software pueda funcionar de las dos formas, por si tu situación o tu conexión lo requieren.

7 · Checklist: ¿tu TPV cumple?

Coge el ticket que imprime tu sistema actual y responde:

1. ¿Sale un QR de verificación con una referencia a la Agencia Tributaria o a la Sede de la AEAT?
2. ¿Los números de tus tickets van correlativos y sin saltos?
3. ¿Tu proveedor te ha entregado o publicado una declaración responsable de que el software cumple el RD 1007/2023?
4. ¿El programa impide anular o editar una venta ya cerrada sin dejar rastro (por ejemplo, obligando a una factura rectificativa)?
5. ¿Está tu proveedor actualizando el software activamente para adaptarse a los cambios de la norma?

Si has respondido "no" a una sola de estas preguntas, tienes un problema que resolver antes de que te llegue la fecha de obligación. No lo dejes para el final: cambiar de sistema con prisas y en plena campaña es la peor forma de hacerlo.

8 · Cómo lo resuelve GastroGenius

GastroGenius está preparado para VeriFactu de serie, sin módulos extra ni sobrecostes ocultos. Cuando cobras una mesa, el sistema emite el ticket fiscal conforme al RD 1007/2023 de forma automática:

• Numeración correlativa del documento fiscal, sin huecos, gestionada por el propio sistema.
• Huella encadenada: cada ticket calcula su hash a partir del anterior, formando la cadena inalterable que exige la ley.
• QR verificable en la Sede de la AEAT impreso en el ticket, para que tu cliente pueda comprobarlo.
• Modo VeriFactu o modo antifraude local, para que trabajes de la forma que mejor encaje con tu negocio.
• Y todo integrado en la caja/TPV: tú cobras como siempre, el cumplimiento fiscal ocurre por debajo.

Es decir: la parte legal la lleva el software, y tú te dedicas a lo tuyo, que es la cocina y la sala.

9 · Qué hacer ahora, paso a paso

1. Confirma tu fecha. Pregunta a tu gestor (o mira en la Sede de la AEAT) desde cuándo te obliga VeriFactu según seas sociedad o autónomo.
2. Revisa tu sistema actual con el checklist del punto 7. Sé honesto: si no cumple, cuenta con cambiarlo.
3. Elige un software que ya cumpla y que esté siendo actualizado activamente. Que el proveedor te dé por escrito que cumple el RD 1007/2023.
4. Haz la transición con margen, fuera de tus fechas de más trabajo, con tiempo para formar al equipo.
5. Guarda la documentación (declaración responsable del fabricante) por si te la piden.

VeriFactu no es un enemigo: bien resuelto, es simplemente una casilla más que tu software marca por ti. El error es llegar tarde. Si quieres una visión completa de qué debe ofrecerte un buen sistema de gestión más allá de lo fiscal, echa un vistazo a nuestra guía completa de software para restaurantes.

Y si tienes dudas concretas sobre cómo emite GastroGenius los tickets fiscales, escríbenos a hola@gastrogeniusxef.com. Te respondemos en 24 horas.

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